Hoe voert u een DPA Deposit uit ?
Wat heeft u nodig voor de installatie ?
- Ideaal heeft u al eens een neerlegging gedaan op het platform.
- Advocatenkaart(en) van de betrokken advocaten
Een DPA token (te vinden op de DPA website) voor uw kantoor (eentje per vennootschap).
De DPA tokens voor de advocaten. - Een werkende internetverbinding
- MS Windows 10 op uw pc (met Windows 7 zijn er connectieproblemen)
1/Dominus Litis correct?
Gezien een deposit steeds afgaat op de Dominis Litis van het dossier, dient deze zeker correct te staan alvorens een deposit aan te vatten.
2/Kies DPA-deposit in het DPA-menu
Indien nog niet werd aangemeld met de kaart, dan zal Themis de authenticatie uitvoeren, dit is een apart programma (dat standalone ook kan worden gebruikt), en dat de authenticatie uitvoert:
Volg de gebruikelijke authenticatie-stappen (net zoals je dat zou doen bij het gewoonweg navigeren naar DPA). Als alles correct verloopt kan op ‘Ok’ worden geklikt om verder te gaan, bijvoorbeeld:
Na ‘Ok’ wordt de depositwizard geopend, en zal een deposit starten voor het geopende dossier:
Informatief worden de gegevens getoond die eerder werden ingesteld (vennootschap, medewerker). Vervolg met ‘Volgende’ en kies de “DPA-box” waaruit deze deposit “vertrekt” (deze stap wordt standaard overgeslagen indien bij de medewerker de default box staat aangeduid):
In de volgende stap kan je de neer te leggen documenten aangeven, dit doe je door op de button ‘Een document aan de deposit toevoegen’ te klikken:
Selecteer daartoe eerst wel over welk type document het gaat. Je kan het document kiezen op de gebruikelijke manier (enkel PDF en Word worden gevisualiseerd, bij selectie van een Worddocument wordt het document meteen omgezet naar PDF, gezien enkel PDF-documenten kunnen worden neergelegd), je krijgt ook een preview, bijvoorbeeld:
Bij het aanklikken van ‘Volgend’ wordt dit document meteen doorgestuurd naar het DPA-platform, en kan met de geretourneerde referentie verder gewerkt worden.
In de volgende stap kan de rechtbank geselecteerd worden. Hier is wel de vereiste dat het rolnummer PERFECT overeenstemt met de gegevens die op het DPA-platform gekend zijn, zoniet zal niet verder kunnen gegaan worden (dit wordt immers ook afgecheckt)!
Naast de rechtbank kan ook een confrater gekozen worden als bestemmeling:
En tenslotte ook nog (optioneel) aan één of meerdere “derden”:
In een laatste overzicht krijg je alle bestemmelingen en documenten, waarbij je hier in de rechterkolom kan aangeven hoe je dit document voor de bestemmeling in kwestie wenst neer te leggen:
De voorgestelde manieren worden voor iedere (type) bestemmeling nagezien of dit toegelaten is!
Vervolg met volgende, er zal een prijsraming worden gevraagd alvorens de deposit definitief neer te leggen. Dit krijg je als voorbeeld:
Waarna je beslist om definitief neer te leggen via ‘Neerleggen’. Als alles correct verlopen is krijg je een bevestigingsmelding en kan je via het DPA-portaal (DPA-box) deze deposit verder nazien.
Bemerk dat er in het dossier een bijkomende financiële kost zal geboekt worden, met een bedrag gelijk aan het totale bedrag van de deposit.
Bij het “neergelegde” document zal trouwens ook een detail te zien zijn op niveau van de dossierfiche:
Werking DPA-box
Naast het neerleggen van conclusies of documenten, is de integratie van de zogenaamde DPA-box voorzien. Deze box opent men met het respectievelijke menu ‘DPA-box’, waarna het venster opent met alle boxes links die voor het kantoor gekend zijn:
Rechtsboven merk je de recentste synchronisatiedatum. Je kan daar dubbelklikken, dan wel met rechtermuisknop op de berichten om de informatie te vernieuwen (=ophalen status en eventuele nieuwe documenten vanop DPA). In dat geval worden alle gewijzigde statussen en nieuwe documenten vanop het DPA-platform gedownload.
Indien het document afkomstig is van een via Themis uitgevoerde deposit, dan zal het dossier meteen gekend zijn. Indien het document van een andere bron afkomstig is, of de deposit via het online portal werd uitgevoerd, dan zal men het dossier zelf moeten toewijzen. Dat kan via het rechtse blokje:
Eenmaal toegewezen wordt dit gemarkeerd in het overzicht als volgt:
De bijhorende documenten kunnen nu in het dossier worden opgeslagen (ook hier zal, indien de documenten van een deposit die via Themis werd uitgevoerd, de documenten reeds “gelinkt” zijn aan het respectievelijke dossierdocument). Eén of meerdere documenten opslaan in het dossier kan via rechtermuis op de documenten:
Na opslaan worden, net zoals voor toewijzing dossier, de documenten in dit overzicht gemarkeerd als “gekoppeld” (op die manier weet de eindgebruiker dat dit document wel degelijk in het documentenoverzicht van het dossier aanwezig is):
