De nombreux documents sont échangés ou modifié dans votre bureau. Vous souhaitez qu'un collègue lise un document, le traite, le révise, l'envoie ... Et vos collègues souhaitent également vous présenter des documents pour suivi.
Il peut s'agir de documents sous toutes sortes de formes: e-mails, documents Microsoft Word, PDF, etc.
Notre nouveau centre de communication apporte une solution simple, rapide et claire. Un écran pratique pour afficher pour toutes les interactions possibles. Et entièrement configurable selon les souhaits de votre bureau.
Que pouvez-vous faire ?
- Attribuez tout fichier à un ou plusieurs autres utilisateurs de Themis permettre une forme de suivi. Nous appelons cela les "actions de la GED" : lire, réviser, traiter, répondre ... Vous pouvez déterminer librement ces actions pour votre bureau.
- Le document étant terminé, il est généralement envoyé à une destination en dehors du bureau. Lors de l'attribution, vous pouvez également indiquer comment le document doit être envoyé au destinataire final. Chaque bureau peut librement crée les actions GED, mais nous afin déjà défini des choix tels que "par courrier", "par courrier électronique", etc.
- Assignation facile : à partir d'un dossier pour chaque document (un email, un document Microsoft Word, un fichier PDF, etc.) en cliquant simplement dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant "Assigner à".
- Le suivi affiché clairement dans un écran de Themis : Le centre de communication. Mais aussi grâce à des notifications via notre nouveau tableau de bord. Vous recevrez donc un message si quelqu'un vous a assigné un document.
- Compatible avec l'ancien "module de révision" : les statuts et l'historique sont automatiquement convertis dans le nouvel environnement.
Comment faire ?
a) Directement à partir de la liste de documents dans le dossier
Dans la liste des documents dans n'importe quel dossier, vous pouvez ouvrir une boîte de dialogue d'attribution via un clic droit.
c) Lors de la sauvegarde de suite à la rédaction d’une lettre ou un documents
Si vos paramètres ont été correctement défini (lien article paramètre profils), lors de la sauvegarde de votre document, une étape supplémentaire sera introduite dans votre tutoriel :
Vous trouverez le centre de communication sous "Communication" - "Centre de communication".
Dans le centre de communication, vous pouvez voir chaque affectation qui vous a été faite dans l'onglet "A FAIRE" par type d’action de la GED, par date avec un indicateur de priorité.
Pour le document sélectionné, vous verrez immédiatement un aperçu du document et, à droite, le commentaire fourni par l'expéditeur. Vous pouvez également indiquer le document comme lu, sans aucune autre action supplémentaire requise.
Accédez directement au document en double-cliquant dessus.
Dans l'onglet "FAIT", vous trouverez l'historique des documents que vous avez traités. Dans "SUIVI", vous trouverez l'historique des actions que vous avez assignées à d'autres.
Tous les statuts de fichier sont également visibles dans le dossier:
Paramètres pour commencer à utiliser le centre de communication et le nouveau flux de documents.
Comment définir vos propres action de la GED?
1. L'activation du centre de communication se fait automatiquement lors de l'installation des versions de 19.1
Par défaut, un certain nombre de méthodes de diffusion et d'expédition sont déjà disponibles, mais pas encore prêts à être utilisés.
Cependant, l'utilisation de la fonction de révision nécessite le module avancé de Themis.
2. Définition des actions de la GED.
Vous devez définir à l'avance quelles sont les actions à utiliser votre le bureau.
Article: Actions GED - Centre de Communication
3. Définition des méthodes d’expédition, le mode d’envoi.
Par bureau, les options pour les modes d’envoi peuvent également être modifiées selon vos besoins.
4. Paramètres des profils utilisateurs.
Utilisez les paramètres des profils pour configurer les flux de documents à guise. Indiquez par action (création de lettre, e-mail, etc..) les options à utiliser dans l’assistant (prestations & frais, rappel, attribution).
Article: Paramètres de profils
5. Paramètres de la révision (uniquement en combinaison avec le module Themis Advanced).
Faites réviser vos lettres et documents par vos collègues.
Lors de l'installation de la nouvelle version, les statuts du document sont convertis et les anciens flux (y compris les révisions) sont paramétrés.