In een kantoor worden veel documenten uitgewisseld of bewerkt. U wil dat een collega een document leest, behandelt, reviseert, verzendt… En collega’s willen ook aan jou documenten sturen voor opvolging. Dat kunnen bovendien documenten in allerlei vorm zijn: Emails, Microsoft Word documenten, PDF etc…
In Themis hebben we nu een overzichtelijk en gemakkelijk antwoord bedacht in de vorm van ons communicatie centrum: Alles samen in één handig scherm voor alle mogelijke interacties. En volledig configureerbaar naar de wensen van uw kantoor.
Wat kan je in Themis doen ?
- Om het even welk document uit een dossier bezorgen (toewijzen) aan een of meerdere andere gebruiker(s) van Themis voor een vorm van opvolging. Wij noemen die opvolging ‘acties’: te lezen, te reviseren, te behandelen, te verzenden…. U kan zelf vrij die acties vast leggen per kantoor.
- Een afgewerkt document wordt ook meestal verzonden naar een bestemming buiten het kantoor. U kan dan ook bij het toewijzen aangeven op welke wijze het document verzonden moet worden naar de finale bestemmeling. Dat is vrij in te stellen per kantoor, maar wij voorzien keuzes als ‘per post’, ‘per email’ etc….
- Eenvoudig toewijzen; Dat kan vanuit een dossier met elk document (een email, een Microsoft Word document, een PDF file etc…) door er eenvoudig rechts op te klikken en ‘toewijzen’ te kiezen.
- Alle opvolging duidelijk in één scherm in Themis: Het communicatie centrum. Maar ook met notificaties via ons nieuwe dashboard. U kan dus een berichtje krijgen als iemand u een document toegewezen heeft.
- Compatibel met de oude ‘revisie module’: statussen en historiek worden automatisch geconverteerd naar de nieuwe omgeving.
Hoe ziet het er uit ?
a. Met om het even welk document in om het even welk dossier kan u via rechtsklikken de toewijs dialoog openen.
b. Of bij het opslaan van een document start automatisch de toewijsdialoog (als die instelling gekozen is voor uw profiel – zie instellingen)
Vervolgens volgt u de uniforme wizard (stappen te kiezen per kantoor).
Het communicatie centrum vindt u onder ‘Communicatie’ – ‘Communicatiecentrum’
Instellingen: Het communicatie centrum en nieuwe documentenflow in gebruik nemen.
1. Het activeren van het Communicatie centrum gebeurt automatisch bij het installeren van de versies vanaf 19.1
Standaard zijn dan al een aantal acties en verzendwijzen beschikbaar, maar nog niet klaar voor gebruik.
Voor het gebruik van de revisie functie is echter de module advance vereist.
2. Instellen van de toewijsacties.
U dient vooraf te definieren wat de te gebruiken acties voor het kantoor zijn.
Link Artikel Toewijsacties
3. Instellen van de verzendwijzen.
Voor het kantoor dienen vooraf ook al de mogelijkheden voor de verzendwijzen vast gelegd te worden.
Link Verzendingswijzes
4. Wizard instellingen per profiel.
Om documentenflows op uw maat vast te leggen gebruikt u de profielinstellingen. U legt daarin vast voor welke soort documenten welke wizard gebruikt wordt.
Link Artikel Instellingen profiel
5. Revisie instellingen (enkel in combinatie met Themis Advanced module).
U wenst eerst repsons van een collega alvorens een document vrij te geven.
Link Artikel Revisie
- De revisie instellingen dienen dan ook geactiveerd te worden voor de betrokken profielen via toegelaten acties in het profielscherm. Neem hiervoor contact op met onze Support.