Communicatiecentrum Toewijsacties
Check vooraf of uw profiel de nodige rechten heeft om deze toewijsacties te beheren:
Instellingen (1) - Medewerkers (2) - Profielen (3)
Kies vervolgens uw profiel (1) - Toegelaten acties (2) - Communicatie - Instelling documentacties (3) en zet dit op 'ja' indien 'nee' geselecteerd staat.
Vervolgens kan u de Toewijsacties beheren:
Instellingen (1) - Communicatie (2) - Communicatiecentrum (3) - Toewijsacties (4)
Dit scherm laat u toe een volledige digitale documentenstroom op te stellen zoals dit wordt gebruikt in het kantoor.
De acties zijn vrij in te stellen en bevatten enkele opties.
Wanneer een document (Word/PDF) of een e-mail wordt toegewezen aan Themis kan er een actie gekozen worden uit het communicatiecentrum.
Deze acties kunnen bijvoorbeeld zijn :
Te lezen
Te beantwoorden
Te behandelen
Te verzenden
Te reviseren (enkel bij Advanced module - indien gewenst, neem contact op met onze support)
…
Vervolgens kunnen er voor elke actie verschillende opties worden meegegeven:
We lichten hier sommige voorbeelden toe, elk kantoor kan natuurlijk zijn eigen documentenstroom aanmaken.
Te behandelen
Wanneer u een e-mail bericht of een document (PDF, Word, Excel, Zip, …) aan Themis toewijst (Zie instellingen profielen *Link naar artikel profielinstellingen*) kan er worden gekozen uit verschillende toewijsacties
Hier gaan we er van uit dat iemand kennis moet nemen van het bewust bestand. Hiervoor kunnen we de toewijsactie ‘Te behandelen’ selecteren.
U kan hier verschillende opties meegeven zoals de omschrijving die moet gebruikt worden wanneer deze actie is afgehandeld
Te verzenden
Ook de uitgaande documentenstroom kan zo geregeld worden.
Bij de actie "te verzenden", kan u bijvoorbeeld als optie meegeven, hoe een gereviseerd document dient te worden verzonden (post, e-mail, fax)
U kan dus bijvoorbeeld een actie aanmaken ‘Aangetekend te versturen’ met de specifieke verzendingswijze ‘Aangetekend’
U kan ook zoals in het voorbeeld de voor te stellen verzendingswijze op {Geen} laten staan, zodat dit voor door de gebruiker zelf dient opgegeven te worden. De voor te stellen verzendingswijze kan steeds door de gebruiker worden aangepast.
Opmerking: acties kunnen elkaar opvolgen, zodat u gemakkelijk een stroom kan samenstellen uit verschillende acties.