Het GDPR register in onze applicatie is het door de Privacy Commissie (GegevensBeschermingsAutoriteit) aangeboden model. U kan ook op de website van de GegevensBeschermingsAutoriteit enige uitleg terug vinden.
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/model-voor-een-register-van-de-verwerkingsactiviteiten
Hoe voegt u een verwerking in het register in ?
1. In onze software klikt u het tablad 'GDPR' aan en kiest u de knop 'Register'.
U krijgt het Register waarin 34 invoervelden naast elkaar verschijnen. Deze velden zijn niet allemaal verplicht, maar de rood gemarkeerde velden zijn de minimaal in te vullen velden volgens de richtlijnen van de Privacy Commissie/GegevensBeschermingsAutoriteit:
- Doel verwerking
- Functionele gegevenscategorie
- Categorie betrokkenen
- Bewaartemijn
- Categorie ontvangers
- Derde land/Internationaal. Indien data buiten de EU landsgrenzen gaat
- Document waarborgen. Indien data buiten de EU landsgrenzen gaat
- Beschrijving beveiligingsmaatregelen.
2. U maakt een nieuwe lijn aan door op het '+-teken' te klikken: Er verschijnt een invoerscherm.
Voor een aantal van de in te vullen velden zijn er voorgedefinieerde waarden (zoals de GegevensBeschermingsAutoriteit ze suggereert). U kan één van deze waarden selecteren of u kan zelf een nieuwe waarde invoeren.
Datum velden kan u invullen door in de kalender te klikken:
Als u boven de cursor boven de titels houdt, krijgt u een help tekstje te zien.
3. U bewaart de lijn door op het 'OK' te klikken onderaan het scherm
Als u verplichte velden niet heeft ingevuld verschijnt er een waarschuwing:
4. U kan een lijn ook wissen door op het 'X-Verwijderen' bovenaan te klikken
5. U kan ook een bestaande lijn aanpassen door op ‘Bewerken’ te klikken:
Instellingen voor het Register beheren;
A. Via het instellingen menu zijn een aantal zaken in te stellen;
1. De basis GDPR gegevens voor uw onderneming:
2. U kan waarden toevoegen of verwijderen uit de dropdownlijsten (keuzelijsten in het formulier)
3. Beheer van welke export bewegingen automatisch een registerlijn maken en met welke waarden. Deze functie is uiteraard niet voor alle users beschikbaar.
B. Via de profielen (enkel voor beheerders van de applicatie):
Wie welke GDPR acties mag uitvoeren:
Welke verwerkingen mag u niet vergeten op te nemen in uw register bij de opstart:
1. De database waarmee u op 25/5/2018 start. Uw bestaande Themis database dus. De verwerkingsgrond is contractueel voor uw klanten. De database bevat contactgegevens en dossiergegevens en documenten. U dient daar geen extra toestemming van de betrokkenen te vragen.
2. Online backup / lokale backup: Indien de online backup optie heeft kan u die best opnemen. Ook als u zelf backups maakt van Themis. Uw verwerkingsgrond is contract met de klant en wettelijke bewaarplicht garanderen.
3. Indien u gebruik maakt van Mailchimp kan u dat best ook al aangeven in een lijn en bij elke gebruik hiervoor een lijn invullen.
4. Als u een lijst aanmaakt en exporteert dient u dat ook te registeren in het register. U kan ook de functie gebruiken om automatisch deze export-bewegingen in het register op te nemen (zie hierboven).